In unseren Rundschreiben zu Übungsleiter-Zuschüssen sowie den Hinweisen zum Ausfüllen der Verwendungsnachweise machen wir regelmäßig darauf aufmerksam, dass der SSB Hannover jährlich eine bestimmte Anzahl an Abrechnungen stichprobenartig überprüft. Die ausgewählten Vereine erhalten in diesem Zusammenhang die Aufforderung, dem Stadtsportbund entsprechende Belege und Zahlungsnachweise vorzulegen. Leider kommt es vor, dass sich hieraus auch Rückzahlungen von zu Unrecht gezahlten Zuschüssen ergeben. Mit den nachfolgenden Hinweisen wollen wir häufige Fehlerquellen aufzeigen.

• Vereine zahlen ihren Übungsleitern Vorschüsse, mit denen nicht nur der Übungsbetrieb bezahlt wird, sondern auch andere Leistungen, z.B. Kauf von Sportmaterialien. Diese Ausgaben müssen aus dem Übungsbetrieb wieder herausgerechnet werden.
• Fahrtkosten des Übungsleiters zum Training oder Wettkampf gehören nicht zur Stundenvergütung und dürfen bei der Abrechnung nicht mit angegeben werden.
• Im Verwendungsnachweis angegebene ÜL-Vergütungen werden nicht an die Übungsleiter ausgezahlt und können deshalb von Vereinen nicht mit Zahlungsbelegen nachgewiesen werden.
• Vereine beschäftigen neben den lizenzierten Übungsleitern auch nicht lizenzierte.    Dabei werden manchmal Stunden dieser nicht lizenzierten Übungsleiter denen der lizenzierten auf dem Verwendungsnachweis zugerechnet und somit entgegen den Richtlinien abgerechnet.
• Gebühren für die Anmietung von Sporthallen oder Sportstätten gehören nicht in die ÜL-Abrechnung.
• Der Abrechnungszeitraum der Vereine deckt sich nicht immer mit dem der Verwendungsnachweise. Die Vereine sollten die eigenen Aufzeichnungen so führen, dass sie sich mit den Kalenderhalbjahren decken.
• Durch Vorstandswechsel oder Wechsel der abrechnenden Person können Nachweise nicht oder nur mit Mühe vorgelegt werden, weil eine Übergabe des Aufgabenbereiches nicht stattgefunden hat.